8 начина за сигурно отпечатване с принтери Canon

Решенията за защитен печат са съществено изискване в съвременната работна среда. Желанието за хибридна работа и по-смислени мобилни решения продължава да поставя изисквания към сигурността на мрежите и свързаните с тях устройства, включително принтери.

Независимо дали се използва за отпечатване на фактури, копиране на договори или сканиране на чувствителни документи, многофункционалният принтер продължава да бъде сърцето на офиса. Да бъде достъпен за множество потребители на множество местоположения носи удобство на бизнеса, но в същото време увеличава рисковете за киберсигурността.

И така, как можете да създадете хартиени копия, когато имате нужда от тях, но също така да защитите поверителната информация и да поддържате обща сигурност на данните?

Както обяснява специалистът в областта на продуктовия маркетинг за Canon Europe Zubair Rahim, най-новите принтери Canon MAXIFY и PIXMA идват с набор от функции за защитен печат. „Ако използвате един от принтерите в гамата MAXIFY GX, като например моделите за домашен офис GX4040 и GX3040, или моделите за малък офис GX5040, GX6040 и GX7040, тогава не само ще се насладите на голям капацитет за печат, но и на висока степен на сигурност при печат“, казва той.

Съответствието с ОРЗД и други разпоредби за защита на данните по целия свят означава, че фирмите са длъжни да гарантират сигурността и поверителността на личната информация. Принтерите представляват потенциална уязвимост поради възможност за неупълномощен достъп до поверителни данни. Въпреки че това зависи повече от процесите, отколкото от хардуера, който бизнесът използва, има няколко функции, вградени в най-новите принтери Canon, които подобряват сигурността на печата и намаляват риска от нарушаване на изискванията за защита на данните.

Тук посочваме ключовите стъпки, които можете да предприемете, за да осигурите защитен печат и да защитите чувствителни документи.

• Защитен печат от и сканиране към облака чрез Cloud Link
• Задайте парола на администратор
• Извлечете максимума от потребителския интерфейс за отдалечено управление
• Наблюдавайте регистъра на задачите
• Подобрете сигурността с автоматични актуализации на фърмуера
• Активирайте напомняне за премахване на оригинал
• Добавете воден знак с отпечатване на клеймо/фон
• Защитен печат с TLS 1.3 криптиране

Има многобройни рискове, свързани със съхраняването на чувствителни данни в компютър или лаптоп. Устройството може да бъде откраднато или хакнато, а хардуерът за съхранение на данни може да откаже или да се повреди. Съхраняването на данни и документи в облака дава допълнителен слой на защита и позволява защитен печат от облака и сканиране към популярни облачни услуги чрез Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

„Можете да получите достъп до Cloud Link чрез екрана на принтера, ако е оборудван с такъв, или като използвате приложението Canon PRINT чрез смартфон“, обяснява Zubair. „Организациите могат да поддържат документите централизирани в споделен акаунт в Google Drive™, Dropbox™, услугата Evernote® и Microsoft OneDrive®, така че няма нужда да имате множество копия, съхранявани локално.“

Google Classroom™ вече е включен и в Cloud Link, което дава възможност на учители и ученици да отпечатват споделени документи и да сканират направо в папка на Google Drive от принтера.

Опростена и удобна възможност е задаването на администраторска парола за ограничаване на неупълномощения достъп до принтера за принтери в мрежа Canon MAXIFY и PIXMA. Администраторът може да конфигурира до 20 упълномощени потребители на принтера, за всеки от които може да бъде зададена индивидуална парола. Без тази парола екранът остава заключен. Това помага да се гарантира, че принтерът не може да бъде използван или настройките му да бъдат променени от някой, който няма разрешен достъп. „Това е особено полезна защитна функция за принтери, които се намират на обществено място“, казва Zubair. „Това означава, че можете да зададете всички Wi-Fi и LAN настройки и да ги заключите с администраторската парола.

„Можете също да контролирате какво могат да правят потребителите, които имат разрешение. Можете да ограничите копирането само до черно-бяло например или да ограничите функциите за сканиране, като сканиране към USB памет (ако е приложимо) или достъп до облака през екрана на принтера.“

Освен да активирате функциите за защитен печат чрез самия принтер, е възможно да управлявате устройството и потребителите от разстояние с помощта на потребителския интерфейс за отдалечено управление на Canon.

Потребителският интерфейс за отдалечено управление може да бъде достъпен директно през уеб браузър или приложението Canon PRINT. Той ви позволява да конфигурирате настройките на принтера, да изпълнявате задачи по поддръжката и, най-важното, да променяте пароли, да ограничавате достъпа и да конфигурирате протоколи за сигурност за удостоверяване на потребителите на принтера.

„Всички тези протоколи могат да се управляват чрез потребителския интерфейс за отдалечено управление“, добавя Zubair. „Настройките на AirPrint и Bonjour, както и начините, по които хората може да имат достъп до даден принтер, също могат да бъдат променяни. Това може да бъде полезно, ако сте на фиксирано място, независимо дали това е офис, или дом, и искате само потребители в това местоположение да използват този принтер – можете да ограничите IP достъпа и да разрешите само тези IP адреси, които познавате и на които имате доверие да се свързват с устройството.“

Ако сте администратор или основен потребител на даден принтер и подозирате, че някой злоупотребява с устройството или има достъп до него без позволение, можете да установите това, като използвате регистъра на задачите на принтера.

„Това е проста хронология на задачите за печат, която ви позволява да проследите всяко необичайно поведение при печат“, обяснява Zubair. „Така че, ако има необичайно количество задачи за печат или те се извършват в моменти, когато знаете, че не се предполага някой да използва принтера, тогава (ако приемем, че сте задали администраторска парола) можете да получите достъп до регистъра на задачите чрез екрана на принтер, който е оборудван с такъв.“

Актуализирането на фърмуера на смартфон, таблет или компютър е рутинна част от съвременния живот и понякога има различни актуализации и за принтери.

Преди това трябваше или да следвате подканите на екрана, за да инсталирате най-новия фърмуер, или да проверявате версията на фърмуера на принтера чрез самото устройство. Можете също да го актуализирате ръчно, като използвате потребителския интерфейс за отдалечено управление или проверите сайта за поддръжка на Canon, за да видите дали има нова версия.

„Някои от най-новите принтери, като Canon MAXIFY GX3040 и Canon MAXIFY GX4040, имат автоматични актуализации на фърмуера“, отбелязва Zubair. „При тези модели се гарантира, че са инсталирани най-новите актуализации.“

Защитата на поверителна информация е важно съображение при използване на функцията за скенер или копиране на многофункционален принтер. Твърде лесно е да оставите по невнимание документ на стъклото например, който може да бъде намерен от неупълномощено лице по-късно.

В отговор на това безпокойство много нови многофункционални принтери Canon вече предоставят опция за задаване на напомняне, което ви подканва да премахнете оригиналния документ.

„След като активирате тази функция“, обяснява Zubair, „принтерът ще покаже съобщение на екрана, както и ще възпроизведе звуково напомняне приблизително минута след като сте направили сканиране или копиране, че сте оставили документа на стъклото за документи.“

Ако отпечатвате поверителни документи, тогава функцията за отпечатване на клеймо/фон при моделите от гамата принтери Canon PIXMA и MAXIFY осигурява допълнителна сигурност.

„Това е почти като да поставите воден знак върху документа“, казва Zubair. „Функцията за отпечатване на клеймо ви позволява да отпечатате много светъл текст или клеймо с растерна графика зад данните в документа. Можете да изберете дата, час или потребителско име например, което ви позволява да подчертаете чувствителния характер на документа, и да проследите всички копия, които изчезнат.“

Най-новата версия на протокола TLS (Transport Layer Security) е по-бърза и осигурява подобрена защита на връзката между принтер и рутер. Canon въведе поддръжка на TLS 1.3 в Canon MAXIFY GX4040 и GX3040.

„Предишната версия TLS 1.2 е все още сигурна и е най-често използваният протокол за криптиране в мрежите“, потвърждава Zubair, „но ние въвеждаме TLS 1.3 в нашите устройства, за да гарантираме, че те са в унисон с по-доброто криптиране, с което са оборудвани съвременните устройства.

„За разлика от много от практичните функции за защитен печат, които въведохме в нашите модели MAXIFY и PIXMA, някои потребители може дори да не забележат функции като TLS 1.3 криптиране за защита на данните и WPA3 поддръжка, която предлага подобрения в защитата на свързаността и мрежите от рискове за сигурността, като подслушване и подправяне на данни. Но ние правим тези допълнения на заден план, за да сме сигурни, че печатът е по-защитен.“

В тези времена на постоянна свързаност е важно да се гарантира, че чувствителната информация е защитена. Функциите за сигурност, както и другите функции в принтерите Canon могат да ви помогнат да гарантирате, че вашият печат е възможно най-защитен и информацията във вашите отпечатани документи е в безопасност.



Автор на текста Маркъс Хокинс