Съвети за ИТ мениджъри: Как да опростим ефективната хибридна работа

Последната година беше трудна за ИТ мениджърите навсякъде. Никой не би могъл да предвиди внезапните и драстични промени в ИТ стратегията, които организациите трябваше да приложат. Докато начинът, по който работим, се променя, пандемията яростно ускори процеса на равномерно развитие. Това, което можеше да бъде стабилен тригодишен план за постепенна цифрова трансформация, беше внезапно ускорено до „веднага“.

1. Поддържане на лека инфраструктура

В исторически план като ИТ екип може да сте прекарали много време в управление и поддръжка на локалната инфраструктура. Въпреки че това не оползотворяваше добре времето ви, то беше типично за много организации. Последствията от пандемията подтикнаха много бизнес лидери да преразгледат нормалните процеси – в края на краищата непрекъснатите посещения в офиса са не просто непрактични по време на локдаун, те правят дългосрочната разпределена или хибридна работа невъзможна. Следователно придобитият опит укрепи бизнес аргумента за намаляване на зависимостта от локалната инфраструктура, а една от областите, която търпи ново преразглеждане, е управлението на драйверите.

Управлението на драйверите не е широко обсъждана тема, но е факт, че това е главоболие за ИТ екипите дори когато устройствата и потребителите са разположени локално. Хибридната работа само усложнява нещата. Работата в нова среда вероятно ще означава инвестиране в нови устройства, по-подходящи за отдалечена работа. А новите устройства означават повече усилия за ИТ отдела, включително необходимост да се гарантира, че разполагат с правилния софтуер, драйвери и настройки за сигурност.

Изискванията на потребителите ще се различават в зависимост от тяхната роля, което на свой ред ще окаже влияние върху управлението на драйверите. Междувременно при повече потребители, които искат да свържат собствените си устройства, е още по-важно драйверите за принтер да бъдат правилно управлявани и инсталирани. Преминаването към облачна среда без драйвери не само ви спестява ценно време за настройване или актуализиране на софтуера на отдалечените устройства, но също така гарантира, че вашият бизнес не трябва да придобива повече локална инфраструктура.

2.Централизирано управление на печатен парк

Преминаването към базирано на облак управление на печатен парк също така има предимства отвъд това да вгради дистанционни функции във вашата инфраструктура – то ви осигурява централизирано управление, което улеснява наблюдението, управлението и поддържането на паркове за печат и сканиране.

Например може всъщност да не научите за проблеми, като ниско ниво на тонера, засядане на хартия и грешки, докато някой служител не съобщи за това, като по това време проблемът вече забавя работата му. Когато устройството е на 100 км. в домашния офис на служител, диагностицирането и отстраняването на проблема е още по-трудно. Това може дори да означава, че устройството няма да работи дълго време. С базираните на облак инструменти можете да наблюдавате паркове с устройства и да предвиждате проблеми, като например подмяна на тонер, намалявайки смущенията в работата.

Централизираното управление ви позволява също да управлявате по-лесно актуализирането на софтуера. Освен ако печатният парк не е разположен в една и съща стая, актуализирането на всяко устройство поотделно е практически невъзможно. С базирания на облак софтуер за управление можете просто да инсталирате нови актуализации или функции в целия печатен парк, без да напускате бюрото си. По-добре за вас и по-добре за служителите, които получават незабавен достъп до най-новите версии без забавяне – това е много важно особено по отношение на сигурността.

3.Сигурен и ефективен поток на информацията

Това ни води до сигурни и ефективни работни процеси. Нещото, с което задължително ще се съгласите, е, че сигурността е от първостепенно значение. Но ИТ екипите трябва да постигнат точния баланс между достъпност и защита. Служителите трябва да имат достъп до документите, от които се нуждаят, без да се натъкват на онези, които не би трябвало да виждат. Но също така лесният достъп за служителите не трябва да бъде за сметка на лесния достъп за всеки, включително злонамерени лица.

Тук базираните на облак системи предлагат много предимства. Те позволяват на служителите да имат лесен достъп до необходимите им документи където и да се намират. Но те също така позволяват на ИТ екипите да управляват сигурността по-лесно, позволявайки ви да задавате правила за предоставяне и ограничаване на достъпа на потребителите до папки с файлове на сървъра.

От друга страна базираното на облак управление на печатния парк ви позволява да извършвате това също и за устройства за печат и сканиране. Можете да конфигурирате и управлявате потребителски профили и работни процеси централизирано, което улеснява задаването на правила за достъп и управление на информацията.

С навлизането в нова ера на хибридна работа ИТ екипите все повече ще влизат в ролята на „Информационен архитект“. В основата на това ще бъде осигуряването на инструменти и технологии, които да позволят ефективна и сигурна работа от всяко място. Възможно е вашата организация вече да е планирала работа в облак, но това ще стане от съществено значение за тази задача особено във връзка с управлението на печатния парк. Но тук не става въпрос само за необходимост, а и за възможност за подобряване на управлението на вашия печатен парк като цяло, помагайки ви да увеличите полезното време за работа и да гарантирате сигурността на работната си сила.

Разберете повече за това как ще изглежда бъдещето на ИТ след 10 години.