Сигурността на информацията продължава да бъде в центъра на вниманието – в медиите, в общественото съзнание и най-важното – в начина, по който компаниите изразходват своите ИТ бюджети. Данните и достъпът до тези данни са цел с висока стойност за престъпниците.

Но промените в начина, по който работим, оказват радикално въздействие върху сферата на сигурността. Все повече организации използват хибриден работен модел, който позволява на служителите да се придвижват гъвкаво между различни местоположения: от централния офис до споделеното работно пространство, до домашния офис и дори „в движение“, докато се местят от едно работно място на друго.

Въпреки че този нов начин на работа предлага много предимства, хибридната и дистанционната работа направиха управлението на сигурността на информацията по-сложно. Тези предизвикателства обаче не са непреодолими, когато имате на разположение правилната технология и подкрепа.

По-долу разглеждаме четири често задавани въпроса от организации, които управляват хибридна работна среда, и обясняваме как Canon може да помогне за решаването им.

Независимо дали създавате хибридна работна среда или искате да оптимизирате съществуваща такава, сигурността трябва да бъде на първо място. Но за организациите е обичайно да подхождат към тези цели поотделно, първо да инвестират в технологии, за да се даде възможност за хибридна работа, и след това да продължат със защита на разширената работна среда. Организациите могат да спестят време и да избегнат „двойното плащане“, като проверят внимателно възможностите за сигурност на решенията за хибридна работа, преди да ги въведат.

В Canon поставяме сигурността на първо място във всичко, което правим, от вградената защита срещу кибератаки в нашия хардуер и софтуер до начина, по който оценяваме, внедряваме и доставяме решенията. Всъщност Quocirca призна Canon за лидер в сектора на сигурността на печата и документите¹, което ви дава успокоение, че когато си партнирате с Canon за оптимизиране на вашето решение за хибридна работа, сигурността на информацията ще е заложена в основата на решението.

Важно е да прецените как информацията ще протича между работните пространства на вашата организация, независимо дали е при създаване, споделяне, съхранение или изтриване на документи – всеки един от тези процеси представлява потенциална уязвимост. Едно от предимствата на нашия опит в управлението на документи и информация е, че предлагаме експертиза в рамките на целия жизнен цикъл на информацията.

Нашата екосистема, която включва хардуер, софтуер и услуги, е предвидена да функционира комплексно с цел защита на вашата информация на всеки етап, по всяко време, където и да работите. Нашите хардуерни продукти, заедно с корпоративните ни решения, предлагат вградена защита чрез функции, включващи криптиране на данни, запаметяване на хронология на операциите, защитен достъп до облачни документи и удостоверяване на потребителя, за да гарантират, че документите могат да бъдат отпечатани или взети от принтера само от потребителя, за който са предназначени.

Междувременно нашите решения за управление на документи подпомагат усилията на вашата организация, като предоставят защитена платформа за съхранение на информацията на вашата компания и съвместна работа на служителите. Нашите интелигентни решения могат да разпознават обичайни документи и да прилагат автоматични политики за сигурност, за да ограничат достъпа, така че само служителите, които трябва да видят определена информация, да могат да го направят.

В крайна сметка прилагането на политиките за сигурност не трябва да изисква наличието на ИТ екипи. Но организациите могат да имат опасения за това как да гарантират, че отдалечените служители ще се придържат към най-добрите практики, без да създават огромно натоварване за ИТ екипите и разочарования за служителите поради драконовски мерки за контрол.

Всяка организация ще спечели, като обучи своите служители как да запазят данните си защитени и обясни основанията зад действащите политики. Един по-формализиран и последователен начин за прилагане на сигурността обаче следва да бъде с особено висок приоритет за всеки бизнес, който работи в хибридна среда.

Нашите базирани в облак решения за управление на информацията, включително Therefore Online и „Облачна съвместна работа – автоматизация на процесите“, предоставят структуриран и сигурен начин за достъп, съхранение и споделяне на документи от служителите. Тъй като са решения, базирани на облак, те осигуряват на служителите достъп до работните процеси за документи от всяко място. Вградената и незабележима сигурност обаче предоставя правила, които не позволяват на потребителите да внасят нови уязвимости в сигурността.

Например контролът на достъпа не позволява на служителите да отварят поверителни документи без разрешение, а автоматизацията, вградена във всяко решение, гарантира, че документите се насочват директно към правилния служител на всеки етап от работния процес.

Gartner установи, че използването на лични устройства и неодобрени ИТ все още е често срещано при отдалечените служители, като повече от половината служители признават за използване на приложения за съвместна работа или уебуслуги, които не са одобрени от тяхната компания². Помислете защо те биха избрали неодобрени технологии. Отговорът обикновено е някоя от двете причини.

Първо, когато работи извън офиса, може би у дома или в движение със собственото си устройство, служителят може да си позволи използването на инструменти, с които си служи в ежедневния живот, просто по навик и защото познава начина, по който те функционират. Възможно е той да не е наясно с рисковете, които би могъл да внесе с използването на тези инструменти, така че най-добрата стратегия за справяне с такова поведение е обучението.

Второ, даден служител може да прибегне до тези инструменти, защото има проблем с инструментите, предоставени от компанията. Възможно е те да са бавни, сложни или проблемни за достъп извън стените на компанията.

Предоставянето на инструментите е едната страна, докато внедряването им зависи от това дали те са безпроблемни и лесни за използване. В Canon това е нещо, което винаги обмисляме при разработването на нашите решения. „Облачна съвместна работа – автоматизация на процесите“ и Therefore Online дават възможност на служителите да взаимодействат лесно с документите си в реално време, където и да се намират, от всяко одобрено устройство и без досадни закъснения. Но по принцип те осигуряват освен това истинска и цялостна сигурност на документите. Съвместно с нашите хардуерни продукти ние гарантираме затворен цикъл за поддържане на сигурността по всяко време.

Наясно сме, че поддържането на сигурността на информацията не е лесно в най-добрия случай. Искаме да дадем възможност на организациите да възприемат работния модел, който е подходящ за тях, без да се безпокоят за компрометиране на сигурността или излагане на информацията им на риск.

Работата с доверен партньор може да намали натоварването на вашия екип и да ви улесни при оценяването на рисковете за сигурността във вашата ИТ инфраструктура, като ви помага да предвиждате уязвимостите и да изградите технологична екосистема за защита от тях, независимо къде се намира вашата работна сила.