Начинът, по който работим, се променя бързо. Компаниите, които до неотдавна бяха изцяло в офис, все повече проучват допълнителни възможности за служителите си.

Въз основа на разговорите, които провеждаме с нашите клиенти, ние определихме четири общи типа работно пространство, които компаниите в Европа използват често в комбинация като „хибридна“ среда. Това са „центърът на компанията“ (централен офис или клон), „центърът на общността“ (като споделено съвместно работно пространство), „домашният център“ (който означава работа вкъщи) и „мобилният център“ (работа в движение).

Но адаптирането към хибридната работа невинаги е просто. С екипи, работещи от различни места, е жизненоважно компаниите да имат стабилен план, за да поддържат сигурна и ефективна бизнес дейност.

В статията по-долу подробно представяме пет съвета, които ще помогнат на всеки бизнес, който иска да въведе хибридна работа, да го направи добре още от самото начало.

Платформите, базирани в облак, предоставят единна среда за екипите да работят заедно, да споделят информация и да си сътрудничат независимо от местоположението им. Чрез прехвърляне на работните натоварвания, платформи и инфраструктура в облака можете да започнете да разделяте служителите си от всяко конкретно работно пространство, а ако изобщо нямате инфраструктура на конкретно място, която да управлявате и поддържате, вашият бизнес може теоретично да функционира изцяло виртуално.

След като вашата организация е въвела облачни технологии, можете да се възползвате и от приложения, имащи за цел да улеснят хибридната работа за екипите. Например знаем, че, за да работят служителите ефективно, те трябва да имат достъп до и да работят с документите, които използват ежедневно. Ето защо създадохме услуги като „Облачна съвместна работа – автоматизация на процесите“, които дават възможност на организациите да имат достъп до и да управляват цялостните си документни процеси чрез облака, което позволява на екипите да продължат да работят както обикновено, от всяко място.

Независимо дали вече сте в процес на подготовка за облака, или още не сте започнали, все още можем да ви помогнем да оптимизирате своите хибридни работни пространства. Това е така, защото в Canon ние предлагаме нашите решения по начин, който е подходящ за вас, независимо дали на място, чрез облака, или като комбинация от двете.

Обмисляли ли сте как работните ви процеси ще се адаптират към хибридния работен модел? Започнете, като ги анализирате – в коя точка те понастоящем зависят от дейности лице в лице или такива, специфични за местоположението? За да бъдат работните ви процеси ефективни в хибриден модел, те трябва да продължават да се извършват независимо от това къде се намират вашите служители, което ще означава мигриране на тези дейности към цифров процес чрез технология за работни процеси.

Планирането и внедряването на технология за цифрови работни процеси могат да бъдат сложни и скъпи, което създава затруднения за адаптиране към хибридната работа, особено за по-малките бизнеси с ограничени бюджети. Но с услугите „Облачна съвместна работа – автоматизация на процесите“ ние използвахме нашия експертен опит, за да конфигурираме предварително обичайни бизнес процеси за вас, от обработката на фактури до управлението на договори, като всички те могат да бъдат достъпни директно от хардуера на Canon. Това означава, че стъпките в цифровия процес за работа с документи, като например политики за одобрение, споделяне и съхранение на документи, са предварително конфигурирани, което ви спестява време и пари при създаването на хибридни работни пространства.

Преместването на служителите извън стените на компанията естествено ще създаде нови уязвимости в сигурността, по-специално когато информацията се споделя в рамките на и извън организацията. От значение е да определите кои са най-ценните ви информационни ресурси и след това да помислите по въпроси, като например: Как екипите ще взаимодействат с тях, когато работят от други места? Какви защити за сигурността ще бъдат въведени, за да се предотврати случайно или злонамерено нарушаване на сигурността на тази информация? Като организация е важно да се въведат строги правила за най-добри практики, за да се предотврати внасянето на уязвимости от страна на работниците. Но също така ви е необходима технология, която осигурява истинска защита за служителите при извършване на ежедневната им работа. Ето защо е от съществено значение да се вземе под внимание и да се преразгледа нивото на сигурност, предоставено от решенията, които обмисляте за хибридната работа.

Когато разработихме нашата услуга „Облачна съвместна работа – автоматизация на процесите“, поставихме на първо място сигурността. Услугата за цялостно управление на информацията не само улеснява служителите при хибридната работа, но тя също притежава сигурност, която е вградена във всеки етап от жизнения цикъл на документа. Например политики за достъп до документите се прилагат автоматично в момента на сканирането на даден документ, а информацията, която се съхранява в централното хранилище за документи, е защитена надеждно от Microsoft Azure.

Нашите решения и услуги за управление на документи също работят в унисон с нашия хардуер, за да осигурят на вашия бизнес стабилна защита. Нашите устройства са създадени с вградена сигурност и предлагат редица функции и възможности за защита на документите – от вградения софтуер McAfee Embedded Control до удостоверяване на потребителя.

Ключът към създаването на успешен модел за хибридна работа е да се разглеждат всички работни места в своята цялост. Никое работно пространство не е остров; екипите ще трябва да продължат да работят безпроблемно заедно от разстояние. Така че въпросът не е само до намиране на технологии, които са подходящи за всяко конкретно работно пространство, а за технологии, която могат да работят съвместно. Помислете дали сте опитвали и тествали технологиите, които планирате да използвате. Предвидени ли са те да се интегрират лесно? Или ще изискват постоянно ИТ интервенции, за да могат да работят съвместно? Интегрирането на решенията е един от най-сложните проблеми, с които могат да се сблъскат ИТ екипите, така че това е важно съображение.

В Canon проектираме целия си хардуер и решения да работят съвместно, като снемаме тежестта за управлението на хибридните работни пространства от ИТ отделите. Нашите решения за управление на документи и информация работят в унисон с нашите устройства, за да улеснят интегрирането, а също и да ви позволят да мащабирате или коригирате възможностите на системата според промяната на нуждите ви.

Натискът за постоянно адаптиране към развиващите се начини на работа е голям, но скоростта не трябва да бъде за сметка на доброто планиране. Може да бъде трудно да тествате и преразглеждате функционирането на компанията ви, за да я направите сигурна, готова за съвместна работа и ефективна, когато екипите са разпръснати. Вместо да се опитвате да го направите сами, Canon може да ви осигури опитен партньор, който да ви подкрепя по пътя ви, както при прехода към хибридна работа, така и с текущата оптимизация, като изгради модел, предназначен да осигури устойчива хибридна работа с най-добри практики.